„Du bist noch auf Mute.“ „Könnt ihr mich hören?“ „Bitte die Mikros stumm schalten.“
Das sind wohl drei der am häufigsten verwendeten Sätze im vergangenen Jahr und spiegeln die Herausforderungen der Kommunikation in digitalen Formaten sehr gut wider. Doch warum ist das eigentlich so schwierig?
Wie der österreichisch-amerikanische Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick bereits seit langer Zeit weiß und ihr mit Sicherheit auch: „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Das heißt, wir kommunizieren nicht nur über das gesprochene Wort, sondern auch über unser Verhalten im Austausch mit Anderen, ob wir etwas sagen oder nicht. Und wenn wir dann etwas sagen, senden wir unsere Botschaften zu 55% über unsere Körpersprache. 36 % machen Stimme und Ton aus und nur 9% der Inhalt. Kein Wunder, dass es so oft zu Missverständnissen kommt und beim Empfänger eine ganz andere Nachricht ankommt, als der Empfänger versenden wollte. Wenn wir dieses komplexe Konstrukt “Kommunikation” dann auch noch in den digitalen Kontext bringen, macht es die Ganze sicher noch schwieriger. Einerseits damit, die Botschaft zu versenden, die wir gerne versenden möchten und andererseits die Botschaften, die wir erhalten, korrekt zu entschlüsseln. Deshalb ist es vor allem im Rahmen von digitalem Austausch enorm wichtig, Kommunikationsregeln festzulegen. Die Frage ist nur, welche und vor allem: wie schaffen wir es, dass diese auch wirklich gelebt werden? Wir waren die letzten 12 Monate fast ausschließlich in digitalen Formaten unterwegs und können hier aus einem entsprechenden Fundus an Dos and Don’ts berichten. Deshalb stellen wir euch nun gerne die aus unserer Sicht 5 wichtigsten digitalen Kommunikationsregeln vor und geben euch ein paar Hacks, also minimalinvasive Maßnahmen, an die Hand, mit denen ihr eine optimale Kommunikation in digitalen Formaten schaffen könnt:
- Kameras an:
Bitte Lächeln :=). Das Einschalten der Kamera ist für uns die wichtigste Regel. Denn es ermöglicht uns dadurch einerseits über unsere Gestik und Mimik Botschaften zu versenden (ihr wisst ja, die Körpersprache ist das A und O in Sachen Kommunikation) und uns andererseits auch Feedback aus den Gesichtern unserer Gesprächspartner einzuholen. Zudem sorgt die Kommunikation via Kamera auch dazu, dass Teilnehmer sich mehr auf das Gespräch fokussieren, weniger abgelenkt sind und besser den Inhalten folgen können und sie zollen dem Sprechenden damit gleichzeitig Respekt. Also eine absolute Win–Win-Situation. Wir regen das Einschalten der Kamera zum einen dadurch an, dass wir sie natürlich selbst anschalten und als Vorbild vorangehen und zum anderen regen wir unsere Gegenüber mit Übungen dazu an. Beispielsweise indem Workshop-Teilnehmer im Rahmen der Vorstellungsrunde einen Gegenstand zeigen sollen, der gerade auf ihrem Schreibtisch steht.
2. Die Mute-Funktion nutzen:
Andere aussprechen lassen, ist für manche Menschen im realen Kontext bereits eine Herausforderung. Im digitalen Austausch könnt ihr euch einfach die Mute-Funktion zu Gute machen. Das führt dazu, dass andere beim Sprechen nicht unterbrochen werden, erst dann gesprochen wird, wenn man an der Reihe ist und es vermeidet Störgeräusche. Somit wird eine respektvolle Kommunikationsbasis geschaffen. Nur nicht vergessen: Entmuten, wenn ihr sprechen wollt 😉 Auf diese einfache Funktion weisen wir unsere Gesprächsteilnehmer einfach freundlich zu Beginn unseres Austausches ganz direkt hin und erinnern an der ein oder anderen Stelle daran.
3. Direkte Ansprache:
Sprecht Personen direkt mit Namen an, wenn sich eure Inhalte direkt an sie wenden oder ihr sogar eine Frage platziert. Im realen Kontext geschieht das über Blickkontakt, das ist in digitalen Formaten trotz Kamera etwas schwierig, da ihr quasi jeden anschaut. Deshalb: Nennt direkt die Namen, der Personen, die ihr ansprecht. Sie stehen ja zum Glück unter jedem Teilnehmer-Fenster des jeweiligen digitalen Tools. Wie? Einfach machen! Oder auch hier zu Beginn eines Termins freundlich darauf hinweisen.
4. Sich auf das Wesentliche konzentrieren:
Um ermüdende Monologe, die auch in der face-to-face Kommunikation schon anstrengend sind, zu vermeiden, ist es wichtig, dass ihr euch mit euren Aussagen auf das Wesentliche konzentriert und eure Botschaften ohne Umschweife vermittelt. Am besten funktioniert das über Timeboxing. Wir nutzen das in all unseren Workshops und geben dann den Teilnehmenden beispielsweise 3 Minuten Zeit, um einen bestimmten Inhalt zu präsentieren. Am besten funktioniert das über den Timer in Miro (das ist eine digitale Plattform der Zusammenarbeit) oder indem ein echter Timer gestellt wird. Wichtig dabei: Jeder sieht, wie viele Minuten noch aktuell laufen.
5. Jeder bringt sich ein – aufmerksam sein:
Manche Menschen haben Schwierigkeiten dabei, sich und ihre Ideen einzubringen; dies wird im digitalen Kontext zusätzlich erschwert. Deshalb ist es wichtig dafür zu sorgen, dass sich jeder an den Inhalten des digitalen Formates beteiligt. Das erhöht nicht nur die Meinungsvielfalt, sondern auch die Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden. Dies könnt ihr erreichen, indem ihr beispielsweise eine Blitzlichtrunde macht, in der jeder zu einem bestimmten Thema 2-3 Sätze sagt. Oder ihr führt das Format mit wechselnden Moderatoren durch. Außerdem können euch digitale Whiteboards dabei unterstützen, Ideen von allen Teilnehmern zu sammeln und festzuhalten. Wir nutzen dafür Miro.
Also ihr seht: es gibt viele Mittel und Wege auch im digitalen Raum für eine gute Kommunikation zu sorgen. Es bedarf lediglich einer Person, die das Ganze etwas vorantreibt. In diesem Sinne: Los geht’s! Probiert es doch direkt bei eurem nächsten Meeting aus und berichtet uns gerne in den Kommentaren davon! Oder habt ihr noch weitere Tipps und Tricks, die die digitale Kommunikation verbessern? Dann immer her damit! Wir freuen uns über einen regen Austausch mit euch.
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